Control de horarios de empleados

Software de gestión de empleados

Estratega de contenidos y bloguero corporativo (más de 2.000 publicaciones). Su trabajo ha aparecido en G2’s Learning Hub, Human Resources Today, Better Buys y en más de 500 sitios web de empresas. Toca la mandolina bluegrass y le gusta navegar en su catamarán y hacer senderismo en la selva de roca roja del sur de Utah. Conéctate conmigo en LinkedIn

El seguimiento correcto de las horas de los empleados es esencial para las nóminas, el cumplimiento y el crecimiento. Después de todo, no se puede tener un negocio sin pagar a los empleados. Además, el seguimiento de las horas le permite facturar a sus clientes y vincular el tiempo de los empleados a proyectos específicos. A un nivel más amplio, le ayuda a entender cómo se gastan sus dólares de mano de obra.

Si dirige una pequeña empresa, necesita un software de control horario. Por supuesto, puede utilizar hojas de cálculo de Excel, pero éstas frenarán su negocio. (El software de control horario para pequeñas empresas es potente, fácil de usar y más asequible que nunca.

El primer paso es registrar las horas de inicio y fin de los turnos. Con el software de control de horarios, los empleados pueden fichar la entrada y salida de los turnos con un reloj de hardware, un portal online o un reloj móvil. El software captura los fichajes de los turnos (independientemente del método de fichaje) y hace un seguimiento de las horas de cada empleado. En esencia, crea “hojas de horas del empleado” virtuales. Al igual que las hojas de tiempo en papel, incluyen la fecha de los fichajes, las horas trabajadas, las horas extra y otros detalles.

Registro de tiempo en la oficina en casa

Son muchos empleados que llegan tarde, y muchos dólares perdidos. Y aunque no hay manera de erradicar por completo la impuntualidad, hay muchas maneras de evitar que se convierta en algo endémico en su empresa y de minimizar su impacto en los resultados.

La exactitud de los datos de asistencia es la base de cualquier iniciativa de control horario. Sin saber exactamente quién llega a tiempo, quién llega tarde, con qué frecuencia y por cuánto, solucionar el problema es como trabajar en la oscuridad.

Utilice el software de control de asistencia para establecer esta base informativa desde el principio. Una vez que sepa que está registrando con precisión los datos de asistencia de forma utilizable, habrá hecho que cualquier nueva iniciativa de control de horarios sea mucho más fácil de gestionar.

Si su empresa sigue utilizando tarjetas de asistencia manuales, debería cotejar esos datos diariamente cuando sea posible, o semanalmente como mínimo. No se complique si ha cambiado los métodos manuales por un sistema de software. Asegúrese de generar informes de asistencia con una cadencia similar, al menos una vez a la semana. Cuanto antes detecte un problema, más rápido podrá solucionarlo.

Control de los empleados

Los días de las tarjetas perforadas de los empleados o del control manual del tiempo han quedado atrás, o al menos deberían serlo. Después de todo, uno de sus mayores objetivos como propietario de una empresa debería ser mantener los gastos de la empresa -es decir, sus gastos generales- lo más bajos posible. Aunque los empleados deben ser apreciados como los engranajes que mantienen el funcionamiento de la empresa, un sistema de control de tiempo anticuado hace que sea demasiado fácil para los miembros del personal “exprimir el reloj” o abusar del sistema, o en situaciones más tristes, hacer que los empleados que trabajan duro no reciban la compensación adecuada por todo el tiempo y esfuerzo que dedican. He aquí por qué hay que dejar de lado las viejas costumbres y adoptar un sistema actual y automatizado de control del tiempo en el lugar de trabajo:

Hoy en día confiamos mucho en las máquinas, sobre todo en lo que respecta a las matemáticas. Al fin y al cabo, cualquier sistema informático suele ser mucho más preciso en sus cálculos que la inmensa mayoría de los humanos. Además, los sistemas automatizados de control de horarios son mejores si se quiere calcular el minuto de salida -y no la hora- en que un empleado ha entrado y salido del trabajo, ya que los sistemas de entrada manual suelen limitarse a redondear hacia arriba o hacia abajo.

Aplicación para empleados

La gestión del tiempo y la asistencia de los empleados es una función empresarial esencial, pero muchos siguen confiando en métodos manuales anticuados que son laboriosos y propensos a cometer errores. El software de control horario, por el contrario, puede mejorar la productividad y el cumplimiento de la normativa, lo que a su vez puede reducir los costes. Al explorar las características y beneficios de esta tecnología, los empleadores pueden estar mejor preparados para finalmente hacer el cambio de las hojas de tiempo de papel a una solución digital.

El software de control de horarios es una forma moderna e intuitiva de que los empresarios gestionen el tiempo de los empleados, las acumulaciones, los permisos, las ausencias y los horarios. Suele estar disponible como herramienta independiente de gestión de personal o como parte integrada de las soluciones de nóminas.

Si las horas de trabajo programadas de los empleados se añaden a sus perfiles, el sistema rellenará previamente sus hojas de tiempo. Esto puede ser beneficioso para los empleadores que necesitan hacer un seguimiento de las horas de vacaciones de los empleados exentos o asalariados.

El software de control de tiempo permite a los empleadores configurar las reglas de pago para apoyar las leyes de horas extras. El sistema analizará las horas de trabajo en función de los parámetros establecidos y calculará las horas extras con precisión. Los supervisores pueden ver cuándo los empleados se acercan o han llegado a una situación de horas extraordinarias, para ayudar a reducir los costes.