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La gestión de las solicitudes de vacaciones en una empresa mediante plantillas de Excel es una de las prácticas más habituales en todos los departamentos de RRHH. En este artículo, vamos a mostrarle cómo crear desde cero una plantilla excel de seguimiento de vacaciones 2022. Esto le ayudará a realizar un seguimiento de todos los tiempos libres de sus empleados a través de una simple plantilla fácil de usar.
Las plantillas de Excel como herramientas de gestión del tiempo libre siguen siendo una de las formas más comunes de gestionar las vacaciones, las bajas por enfermedad y otros formularios de solicitud de tiempo libre en muchas empresas. Con un nivel medio-alto de conocimientos de Excel, es posible crear una plantilla útil que le ayude a contabilizar los días que cada empleado estará fuera de la oficina, sin embargo, debo advertirle que no es la herramienta más eficiente.
Si ya utilizas el excel para gestionar las solicitudes de vacaciones y días festivos, tendrás que complementarlo con correos electrónicos para comunicarte con los empleados de forma manual. Una de las tareas más complicadas para el responsable de recursos humanos es hablar con cada empleado y registrar sus peticiones en un archivo excel. A la vez que se comprueba que no hay otras personas que ya estén de vacaciones durante los mismos días y se calcula el total de días restantes que el empleado aún puede solicitar.
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Todo el mundo necesita un tiempo libre de vez en cuando. Esta necesidad de descanso del trabajo debe equilibrarse con las necesidades del lugar de trabajo. Un método para gestionar estas dos necesidades es exigir el uso de un formulario de solicitud de tiempo libre. El uso del formulario permite a la dirección compensar a los empleados que faltan avisando con antelación de las ausencias.
El equilibrio es necesario en la vida. Una de las formas de equilibrar la vida es entre el trabajo y el ocio. Gestionar este equilibrio puede ser difícil para los supervisores del lugar de trabajo si no se les notifica con antelación un cambio entre ambos. El uso de la plantilla de solicitud de tiempo libre puede facilitar la gestión de este equilibrio a los supervisores, ya que les avisa con antelación de las ausencias.
Formulario imprimible de solicitud de vacaciones 2022
La falta de un proceso transparente de solicitud de vacaciones repercute en las operaciones de la empresa, como la programación y las nóminas. También contribuye al estrés de los empleados causado por la mala comunicación, con la que el 80% de los empleados se enfrentan regularmente.
Si el proceso para pedir tiempo libre no está claro, los empleados pueden sentirse desanimados a la hora de presentar una solicitud. El 61% de los empleados que disponían de horas libres pagadas (PTO) declararon haberlas dejado sin utilizar, lo que pone de manifiesto la necesidad de procesos más transparentes.
Esta información identificativa es importante porque ayuda a dirigir el formulario de solicitud de tiempo libre al responsable o responsables adecuados para su aprobación. También ayuda a los equipos de RRHH y de contabilidad a realizar un seguimiento preciso y a registrar el pago del empleado por el tipo de permiso correcto.
Dado que muchos paquetes de beneficios incluyen permisos con diferentes usos y tasas de acumulación, el seguimiento del tiempo libre por tipo es esencial para que los departamentos de RRHH y contabilidad ayuden a los empleados a utilizar sus beneficios correctamente.
Por ejemplo, si alguien solicita un permiso para ser jurado, se puede añadir una sección para cargar su citación como documentación de apoyo. O, si un empleado va a disfrutar de una baja por paternidad, puede requerir una aprobación adicional y un plan claro para el sustituto del empleado.