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Por qué fracasan los proyectos
El análisis de situación es una evaluación preliminar de una situación particular que está interconectada con el proyecto que se va a implementar en un área geográfica particular. En otras palabras, se trata de un proceso de alcance y análisis que ayuda al equipo del proyecto a desarrollar un entendimiento común sobre el contexto de su proyecto, que incluye dos factores a tener en cuenta y analizar críticamente: el factor interno/programa y el factor externo/entorno (Vrontis & Thrassou, 2006).
El análisis de la situación proporciona al equipo del proyecto información relativa al factor externo que puede afectar positiva o negativamente al proyecto. En otras palabras, el equipo del proyecto puede entender cuáles son las oportunidades que el proyecto puede aprovechar y cuáles son las amenazas que el proyecto tiene que gestionar adecuadamente. El análisis de la situación ayuda al equipo del proyecto a comprender los recursos internos actuales y la capacidad que son útiles para el proyecto. También ayuda al equipo del proyecto a identificar los recursos y las áreas de desarrollo de la capacidad que necesitan para poder alcanzar las metas y los objetivos del proyecto.
Proyectos fallidos
En su lugar, sea proactivo. Aborde cualquier problema y cree un equipo de proyecto exitoso. Aquí enumeramos algunos de los problemas más comunes a los que se enfrentan los equipos de proyecto. Si te enfrentas a ellos -y, por tanto, mejoras los resultados de los proyectos- podrás impulsar tu propia carrera, mientras que trabajar mejor juntos beneficia a todos los miembros del equipo.
La confianza es crucial para el trabajo en equipo, y comienza cuando las personas se conocen entre sí. Los miembros del equipo tienen que conocerse, tanto profesional como personalmente, sobre todo en los proyectos en los que las tensiones se disparan en algún momento. De lo contrario, los miembros no se entenderán, no querrán comprometerse porque no han establecido esa conexión humana y no confiarán plenamente en los demás.
Los conflictos o las diferencias de opinión pueden ser saludables y, si se gestionan con cuidado, pueden desencadenar debates útiles. Puede hacer que la gente piense de forma diferente, ampliando el conocimiento y la visión; puede haber innovación y los resultados pueden florecer. Las opiniones diferentes no son malas. Lo que marca la diferencia es la forma de gestionar el conflicto.
Ejemplos de problemas en los proyectos
Los gestores de proyectos y, a fortiori, las PMO pueden describirse como solucionadores de problemas. De hecho, las Oficinas de Gestión de Proyectos o estructuras similares de coordinación de proyectos se crean a menudo para resolver puntos y problemas específicos.
Esto aumenta mecánicamente las posibilidades de que surjan problemas: cualquier problema subyacente en una de las áreas implicadas afectará a la eficacia de la gestión global del proyecto. Además, la coordinación y la colaboración deben optimizarse para que todo el proceso de gestión de proyectos funcione sin problemas.
Aunque los problemas que pueden amenazar con hacer descarrilar la gestión de la cartera de proyectos de una empresa son innumerables, la aplicación de una estrategia sólida no sólo puede prevenir la aparición de tales problemas, sino también resolver algunos de los antiguos puntos débiles que han obstaculizado el rendimiento de la empresa.
Éstas son sólo algunas de las preguntas persistentes que obsesionan a sus gestores de proyectos, gestores de carteras o propietarios de proyectos si su organización no cuenta con el proceso y las herramientas adecuadas para gestionar sus proyectos. De hecho, la piedra angular de una gestión de proyectos eficaz y con éxito es una clara comprensión del estado y la situación de los proyectos en su cartera. En pocas palabras, ¡no se puede gestionar lo que no se puede ver!
Errores en los proyectos
Los problemas más comunes en la gestión de proyectos suelen girar en torno a la comunicación, la organización y la funcionalidad de las herramientas Cuando hay muchas partes móviles en una iniciativa, la comunicación puede fallar, la información puede perderse o ser confusa y pueden surgir problemas de gestión de proyectos en todos los niveles.
¿Sabías que el 63% de las personas han perdido un mensaje o una información importante que llegó a la bandeja de entrada de un colega mientras éste estaba ausente o no estaba en casa? Una mala comunicación en el equipo puede crear confusiones y malentendidos innecesarios que pueden afectar al éxito de un proyecto.
El establecimiento de objetivos imprecisos es uno de los problemas más comunes de la gestión de proyectos que puede hacer que los empleados se sientan desmotivados cuando se enfrentan a una montaña de tareas. Darles algo a lo que aspirar les ayudará a mantener el trabajo centrado y productivo.
Descuidar el seguimiento del tiempo que cada persona dedica a las tareas puede conducir a una mala planificación y rendimiento. Saber cuánto tiempo lleva una tarea o cuánto trabajo facturable está registrando un empleado ayuda a establecer la duración de los proyectos en el futuro y a medir la productividad de los empleados.