Contenidos
Openkm
La gestión de documentos, a menudo denominada sistemas de gestión de documentos (DMS), es el uso de un sistema informático y de un software para almacenar, gestionar y hacer un seguimiento de los documentos electrónicos y de las imágenes electrónicas de la información en papel capturadas mediante el uso de un escáner de documentos.
Según la norma ISO 12651-2, un documento es “una información u objeto registrado que puede ser tratado como una unidad”. Aunque esto suena un poco complicado, es simplemente lo que se ha estado utilizando para crear, distribuir y utilizar durante años.
Ahora, podemos definir la gestión de documentos como el software que controla y organiza los documentos en toda una organización. Incorpora la captura de documentos y contenidos, el flujo de trabajo, los repositorios de documentos, los sistemas COLD/ERM y de salida, y los sistemas de recuperación de información. También, los procesos utilizados para rastrear, almacenar y controlar los documentos.
La gestión de documentos es una de las tecnologías precursoras de la gestión de contenidos, y no hace mucho tiempo estaba disponible únicamente de forma independiente como sus hermanos de imagen, flujo de trabajo y archivo. Proporciona algunas de las funcionalidades más básicas de la gestión de contenidos, imponiendo controles y capacidades de gestión a documentos que de otro modo serían “tontos”. Esto hace que cuando se tengan documentos y se necesite utilizarlos, se pueda hacer. Algunas de las características clave de la gestión de documentos son
Ventajas del sistema de gestión de documentos
La gestión de documentos, a menudo denominada sistemas de gestión de documentos (DMS), es el uso de un sistema informático y de un software para almacenar, gestionar y hacer un seguimiento de los documentos electrónicos y de las imágenes electrónicas de la información en papel capturadas mediante el uso de un escáner de documentos.
Según la norma ISO 12651-2, un documento es “una información u objeto registrado que puede ser tratado como una unidad”. Aunque esto suena un poco complicado, es simplemente lo que se ha estado utilizando para crear, distribuir y utilizar durante años.
Ahora, podemos definir la gestión de documentos como el software que controla y organiza los documentos en toda una organización. Incorpora la captura de documentos y contenidos, el flujo de trabajo, los repositorios de documentos, los sistemas COLD/ERM y de salida, y los sistemas de recuperación de información. También, los procesos utilizados para rastrear, almacenar y controlar los documentos.
La gestión de documentos es una de las tecnologías precursoras de la gestión de contenidos, y no hace mucho tiempo estaba disponible únicamente de forma independiente como sus hermanos de imagen, flujo de trabajo y archivo. Proporciona algunas de las funcionalidades más básicas de la gestión de contenidos, imponiendo controles y capacidades de gestión a documentos que de otro modo serían “tontos”. Esto hace que cuando se tengan documentos y se necesite utilizarlos, se pueda hacer. Algunas de las características clave de la gestión de documentos son
Mejor sistema de gestión de documentos
Julian Binder es verificador de hechos, investigador e historiador. Ha recibido el Premio del Libro de Estudios Norteamericanos (2016, 2017), y tiene experiencia previa como asistente de investigación. También han trabajado como escritores y editores para varias empresas, y han publicado trabajos de estudios culturales en una revista académica.
La gestión de documentos es el proceso de manejo de documentos de tal manera que la información puede ser creada, compartida, organizada y almacenada de manera eficiente y adecuada. Por ello, aprender a crear un sistema de gestión de documentos es fundamental para las empresas.
Muchas empresas manejan información de alto riesgo que debe mantenerse segura y privada, o a la que se debe acceder rápidamente. En estos casos, un sistema de gestión de documentos que funcione bien es esencial. Pero incluso si su negocio es de naturaleza más informal, sigue siendo importante mantener registros adecuados para la contabilidad y en aras de la eficiencia.
Hoy en día, la mayoría de las empresas trabajan cómodamente con documentos digitales y utilizan programas con funciones de almacenamiento y gestión. No faltan programas de gestión de documentos generales y específicos del sector, ni aplicaciones diseñadas específicamente para mejorar la gestión de los archivos electrónicos de su empresa. Por ejemplo, es posible que los hoteles sigan teniendo un registro tipo libro en el momento del check-in y que sigan pidiendo una firma en una ficha de tarjeta de crédito en papel, pero entre bastidores, los hoteles están utilizando OPERA para gestionar las habitaciones, mantener las notas y gestionar las facturas. Las opciones de pago como Square y Venmo se utilizan cada vez más en el sector minorista y de servicios, eliminando también la necesidad de la contabilidad en papel.
Abrir la gestión de documentos
¿Qué es la gestión de documentos? Admitámoslo, hablar del control de documentos o de la gestión de documentos no es probablemente un tema que usted elegiría para ser el alma de la fiesta en una reunión social. Sin embargo, entender la gestión de documentos puede tener un gran impacto en su organización. Aquí cubriremos los fundamentos de la indexación y recuperación de documentos hasta llegar a la gestión de los procesos empresariales.
La gestión documental es la captura, el almacenamiento y la recuperación de documentos. Con o sin gestión de la documentación, su organización ya captura, almacena y recupera documentos todos los días. Para muchas organizaciones, este proceso es increíblemente lento y a menudo se ignora.
Los documentos se presentan tanto en papel como en formato electrónico. Una factura que llega de un proveedor por correo es, obviamente, un documento en papel que se puede leer y sobre el que se puede actuar. Sin embargo, esa factura probablemente comenzó con un pedido de su empresa. Ese pedido puede ser un registro electrónico en el sistema contable. Ahora tenemos dos documentos relacionados que deben mantenerse juntos para su consulta, pero que son muy diferentes en cuanto a su almacenamiento. Este es un ejemplo sencillo.