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SharePoint Online es adecuado para crear intranets y colaborar de manera formal con los colegas, pero Microsoft Teams podría ser una mejor herramienta para una colaboración menos formal o para equipos pequeños. Del mismo modo, One Drive es una mejor solución si quieres almacenar tu propio contenido y compartirlo con unos pocos colegas.
Hay dos tipos de sitios estándar disponibles en SharePoint Online: sitios de equipo y sitios de comunicación. Los sitios de equipo son similares a los sitios tradicionales de SharePoint y se centran en la colaboración, mientras que los sitios de comunicación están más orientados a la difusión de mensajes a una amplia audiencia, pueden ser una forma útil de crear contenido atractivo y son la mejor opción para crear una intranet.
Los subsitios de SharePoint on-premise son inflexibles ya que su URL está fijada a su sitio padre, por lo que intentar reorganizarlos romperá estas relaciones. En SharePoint on-premise, muchas funciones de gobierno, como la retención y la clasificación, debían aplicarse a todos los sitios de la colección de sitios, aunque sólo fueran aplicables a un subsitio.
Los empleados pueden acceder a su intranet desde un navegador o un dispositivo para:Los empleados pueden hacer más en menos tiempo con funcionalidades como:En cuanto a la seguridad, un SharePoint bien configurado elimina la preocupación tanto de TI como de los empleados. SharePoint puede ayudar a reducir la preocupación por las fugas de datos accidentales y los ciberataques, ya que Office 365 viene con controles de seguridad y protección de la nube de Microsoft.Con los años, ha habido una mejora visible en la plataforma. Es más fácil que nunca crear un sitio de aspecto moderno desde cero, y las empresas dependen menos de los desarrolladores para ponerlo en marcha. Ahora, un sitio moderno de SharePoint es más rápido y más fácil de usar, lo que lo convierte en la opción perfecta para una organización que busca una tecnología de intranet fiable, bien integrada y a largo plazo. Estas son las principales ventajas de utilizar SharePoint:
Gestión de proyectos de SharepointLas funciones de gestión de proyectos incluyen todas las funciones de colaboración y gestión del conocimiento con énfasis en un proyecto específico. Además de estas características, SharePoint proporciona acceso a estas capacidades que pueden ayudarle a gestionar proyectos:Sitios de equipo
Se trata de una plataforma enormemente adaptable, y la forma exacta en que se utiliza difiere de una organización a otra; esta flexibilidad es una gran ventaja para los usuarios, pero también puede crear confusión para los recién llegados y los que están considerando adoptar SharePoint. A continuación, ofrecemos las respuestas a las preguntas más frecuentes sobre SharePoint y sus numerosas iteraciones, para que pueda decidir si es adecuado para su empresa.
Con SharePoint, los usuarios pueden crear una intranet (o sistema interno de Internet) que funciona como cualquier otro sitio web. Se pueden crear subsitios para departamentos o equipos específicos. A través de este espacio centralizado y seguro, los usuarios pueden acceder, compartir y editar documentos.
Las organizaciones utilizan SharePoint para crear sitios web. Puede utilizarlo como un lugar seguro para almacenar, organizar, compartir y acceder a la información desde cualquier dispositivo. Todo lo que necesitas es un navegador web, como Microsoft Edge, Internet Explorer, Chrome o Firefox.
Según el más reciente Cuadrante Mágico de Gartner para Plataformas de Servicios de Contenido, SharePoint es líder en el mercado, y el informe afirma que “aunque hay un puñado de plataformas que le dan un empujón a Microsoft en términos de visión, ninguna puede rivalizar con la capacidad de SharePoint para ejecutar y ofrecer un producto completo.”
SharePoint de Microsoft, un lugar seguro para almacenar, organizar, compartir y acceder a la información desde cualquier dispositivo, puede ahorrar horas de trabajo cada semana. Pero muchas empresas y organizaciones sin ánimo de lucro desconocen todas las ventajas de esta aplicación basada en la nube, o cómo empezar a utilizarla.
Sitio de comunicación: Es similar a una Intranet. No está restringido a un grupo específico de personas; cualquiera puede añadir, editar, publicar anuncios, etc. Piensa en ello como una fuente de noticias que puede utilizarse para difundir información.
Al igual que cualquier otra parte de su estrategia tecnológica, es necesario establecer un proceso con revisiones y auditorías periódicas para ver quién tiene acceso, qué grupos están configurados, etc. Y debe revisar ese acceso mensual o trimestralmente.
Estas son sólo algunas de las preguntas que respondimos en nuestro seminario web de febrero: SharePoint 101 – Es hora de abandonar la VPN y aumentar la productividad. Si desea ver la grabación, puede descargarla ahora (es necesario registrarse).