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En pocas palabras, Office 365 es el paquete de Microsoft Office alojado en la nube + más. Es el paraguas que incluye SharePoint Online, así como Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Exchange, OneDrive y muchas otras herramientas familiares de Microsoft. Se accede a todo a través de un portal online.
Por otro lado, SharePoint Server (también conocido como SharePoint On-Premises, o simplemente SharePoint) es prácticamente lo mismo que la plataforma en línea, sin embargo, se instala localmente en sus propios servidores, por lo que se ejecuta localmente en lugar de a través de la nube.
En cualquiera de los escenarios anteriores, SharePoint es un portal que permite centralizar los archivos de la empresa. Es una herramienta avanzada de gestión de documentos y colaboración que le ayuda a controlar y gestionar todo su contenido e información corporativa. Funciona esencialmente como una intranet corporativa, permitiendo a su personal almacenar, compartir y trabajar fácilmente con documentos desde cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo. Incluso es posible que dos usuarios editen simultáneamente el mismo archivo, lo que se conoce como coautoría. SharePoint también le permite crear extranets, foros de discusión, fuentes de noticias, KPI y métricas, listas de tareas, informes, gráficos y mucho más.
La colaboración es el tema fuerte de SharePoint, lo que significa reunir a las personas a través de diferentes tipos de colaboración, como la gestión de contenidos empresariales, la gestión de contenidos web, la informática social y la posibilidad de descubrir a las personas y sus habilidades.
SharePoint es también una plataforma que soporta no sólo la interoperabilidad y la colaboración, sino también la extensibilidad, a través de un rico modelo de objetos, un sólido conjunto de herramientas para desarrolladores y una creciente comunidad de desarrolladores.
1) SharePoint 2001: En 2001, Microsoft lanzó SharePoint Portal Server (SPS) y SharePoint Team Services (STS). SPS ofrecía tres funciones: portal, gestión de documentos y búsqueda. Por otro lado, STS contaba con FrontPage y proporcionaba espacios de trabajo en equipo para la colaboración.
2) SharePoint 2003 : En 2003, Microsoft cambió completamente tanto SPS como STS. Se produjeron varios cambios. Los nuevos productos estaban basados en .NET y ahora compartían un modelo de objetos común. El STS modificado se convirtió en Windows SharePoint Services (WSS) y es un complemento de licencia gratuita para Windows Server 2003. WSS se centró en la gestión avanzada de documentos y en las funciones de seguridad.
En los varios años que he estado trabajando en el espacio de SharePoint y Office 365, a menudo me he encontrado con personas de mis antiguos años de técnico que han estado en TI durante décadas pero nunca han oído hablar de SharePoint. Tomando eso como inspiración, finalmente he decidido comenzar una serie que cubre los fundamentos de SharePoint como una introducción amigable para los nuevos usuarios. También nos aseguraremos de cubrir algunos de los principios sobre cómo gestionar SharePoint y Office 365 en un post posterior.
SharePoint es un sistema de colaboración basado en un sitio web que utiliza aplicaciones de flujo de trabajo, bases de datos de “listas” y otras partes web y características de seguridad para permitir que los equipos empresariales trabajen juntos. SharePoint también ofrece a la empresa que utiliza la plataforma la capacidad de controlar el acceso a la información y automatizar los procesos de flujo de trabajo en todas las unidades de negocio.
La versión de Microsoft Cloud de SharePoint, SharePoint Online, tiene muchas capacidades adicionales de integración con otras aplicaciones en la nube. Está emparejada en funcionalidad con muchas de las otras ofertas que Microsoft empaqueta con una licencia de Office 365 o Microsoft 365.
SharePoint Online es adecuado para crear intranets y colaborar de manera formal con los colegas, pero Microsoft Teams podría ser una mejor herramienta para una colaboración menos formal o para equipos pequeños. Del mismo modo, One Drive es una solución mejor si desea almacenar su propio contenido y compartirlo con unos pocos colegas.
Hay dos tipos de sitios estándar disponibles en SharePoint Online: sitios de equipo y sitios de comunicación. Los sitios de equipo son similares a los sitios tradicionales de SharePoint y se centran en la colaboración, mientras que los sitios de comunicación están más orientados a la difusión de mensajes a una amplia audiencia, pueden ser una forma útil de crear contenido atractivo y son la mejor opción para crear una intranet.
Los subsitios de SharePoint on-premise son inflexibles ya que su URL está fijada a su sitio padre, por lo que intentar reorganizarlos romperá estas relaciones. En SharePoint on-premise, muchas funciones de gobierno, como la retención y la clasificación, debían aplicarse a todos los sitios de la colección de sitios, aunque sólo fueran aplicables a un subsitio.