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Sistema de gestión de documentos microsoft
La gestión de documentos, a menudo denominada Sistemas de Gestión de Documentos (DMS), es el uso de un sistema informático y un software para almacenar, gestionar y hacer un seguimiento de los documentos electrónicos y de las imágenes electrónicas de la información en papel capturadas mediante el uso de un escáner de documentos.
Según la norma ISO 12651-2, un documento es “una información u objeto registrado que puede ser tratado como una unidad”. Aunque esto suena un poco complicado, es simplemente lo que se ha estado utilizando para crear, distribuir y utilizar durante años.
Ahora, podemos definir la gestión de documentos como el software que controla y organiza los documentos en toda una organización. Incorpora la captura de documentos y contenidos, el flujo de trabajo, los repositorios de documentos, los sistemas COLD/ERM y de salida, y los sistemas de recuperación de información. También, los procesos utilizados para rastrear, almacenar y controlar los documentos.
La gestión de documentos es una de las tecnologías precursoras de la gestión de contenidos, y no hace mucho tiempo estaba disponible únicamente de forma independiente como sus hermanos de imagen, flujo de trabajo y archivo. Proporciona algunas de las funcionalidades más básicas de la gestión de contenidos, imponiendo controles y capacidades de gestión a documentos que de otro modo serían “tontos”. Esto hace que cuando se tengan documentos y se necesite utilizarlos, se pueda hacer. Algunas de las características clave de la gestión de documentos son
Sistema de gestión de documentos privado
Hace tiempo, los documentos en papel llegaban por correo y luego se clasificaban en varias carpetas y sistemas de archivo físicos. Ahora este proceso está completamente automatizado, y es digital, desde el escaneo hasta el archivo.
La IA entrenable clasificará y organizará automáticamente los documentos para su almacenamiento después de escanearlos y los asignará automáticamente a la carpeta correcta. Las interfaces de datos y la API REST para conectarse a sistemas adicionales convertirán su DMS de documentos d.velop en un centro activo para todos los documentos y contenidos.
De escritorio o móvil, en línea o fuera de línea – el software d.velop documents se asegurará de que encuentre todos los documentos que necesita a través de palabras clave, metadatos, texto completo y búsqueda facetada. Utilice la función de búsqueda empresarial para localizar la información en cualquier lugar de toda la empresa.
Una vez almacenados, podrá editar los documentos directamente en su ubicación. Un sofisticado sistema de control de versiones garantiza que siempre se trabaje con la última versión de un documento. También puede dejar notas e incluso compartir documentos con terceros si así lo desea.
Sistema gratuito de gestión de documentos
Los sistemas de gestión de documentos centralizados se definen como la gestión de varios registros electrónicos con soporte de base de datos y también adaptan las tareas clásicas de un sistema de gestión de contenidos empresariales (ECM).El objetivo es archivar los registros y ponerlos a disposición de todos los usuarios que tengan permiso dentro de la organización. La creación, la revisión, el control y la distribución de los documentos se organizan y coordinan mediante el software DMS. En términos generales, la gestión de documentos implica la creación, el procesamiento, la distribución, la edición, el archivo y la búsqueda de documentos. Para integrar estos servicios se suelen utilizar redes cliente-servidor, interfaces con otros programas informáticos y procesos empresariales críticos. El objetivo principal de la gestión de documentos es mejorar la eficiencia en el entorno de trabajo reduciendo los tiempos de procesamiento y haciendo que la información necesaria sea accesible más rápidamente.
Un sistema de gestión de documentos electrónicos (o comúnmente mal escrito como sistema DMS) es el archivo digital y centralizado de todos los documentos que se producen. Además de archivar a prueba de revisiones, los documentos también se gestionan desde su creación. Así, un DMS profesional con flujos de trabajo individuales y la correspondiente gestión de derechos apoya el diseño eficiente de los procesos de la empresa. Una solución de gestión de documentos acompaña todo el ciclo de vida de un documento: Empezando por la creación y la captura, pasando por la distribución y el procesamiento, hasta el archivo o la eliminación.
Sistema de gestión de documentos synology
Diga adiós al papel, a los archivos flotantes, a los archivos adjuntos del correo electrónico y a los directorios de archivos. La gestión de documentos con Doxis4 es la base: Los contratos, pedidos, facturas, etc. se gestionan digitalmente con el software DMS. Encontrará cada documento directamente y en el contexto adecuado; todas las ediciones se registran y son transparentes, lo que acorta sus plazos de entrega. Usted se beneficia de una toma de decisiones más rápida y de menos errores, y apuntala el éxito a largo plazo de su empresa.
Doxis4 DMS unifica los contenidos y los integra en todos los puntos de contacto con los clientes. Con una visión de 360 grados de los documentos de un cliente y la información relacionada, su empresa puede garantizar tiempos de respuesta rápidos y un control absoluto del contenido. Le mostramos cómo en este vídeo.
Palabra clave, texto completo o una combinación de ambos: Encuentre todos los documentos, incluso los que se encuentran en otras ubicaciones de la empresa. Ni siquiera necesita el software original: El DMS puede mostrar 250 formatos de archivo.
Doxis4 controla todos los cambios en los documentos mediante la gestión de versiones. Esto significa que puede ver inmediatamente la versión más actual de, por ejemplo, un plan de proyecto. También puede encontrar versiones anteriores rápidamente y en cualquier momento.