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Sistema de gestión de documentos de código abierto
La gestión de documentos, a menudo denominada Sistemas de Gestión de Documentos (DMS), es el uso de un sistema informático y un software para almacenar, gestionar y hacer un seguimiento de los documentos electrónicos y de las imágenes electrónicas de la información en papel capturadas mediante el uso de un escáner de documentos.
Según la norma ISO 12651-2, un documento es “una información u objeto registrado que puede ser tratado como una unidad”. Aunque esto suena un poco complicado, es simplemente lo que se ha estado utilizando para crear, distribuir y utilizar durante años.
Ahora, podemos definir la gestión de documentos como el software que controla y organiza los documentos en toda una organización. Incorpora la captura de documentos y contenidos, el flujo de trabajo, los repositorios de documentos, los sistemas COLD/ERM y de salida, y los sistemas de recuperación de información. También, los procesos utilizados para rastrear, almacenar y controlar los documentos.
La gestión de documentos es una de las tecnologías precursoras de la gestión de contenidos, y no hace mucho tiempo estaba disponible únicamente de forma independiente como sus hermanos de imagen, flujo de trabajo y archivo. Proporciona algunas de las funcionalidades más básicas de la gestión de contenidos, imponiendo controles y capacidades de gestión a documentos que de otro modo serían “tontos”. Esto hace que cuando se tengan documentos y se necesite utilizarlos, se pueda hacer. Algunas de las características clave de la gestión de documentos son
Gestión de documentos de la empresa
Diga adiós al papel, a los archivos flotantes, a los adjuntos de correo electrónico y a los directorios de archivos. La gestión de documentos con Doxis4 es la base: Los contratos, pedidos, facturas, etc. se gestionan digitalmente con el software DMS. Encontrará cada documento directamente y en el contexto adecuado; todas las ediciones se registran y son transparentes, lo que acorta sus plazos de entrega. Usted se beneficia de una toma de decisiones más rápida y de menos errores, y apuntala el éxito a largo plazo de su empresa.
Doxis4 DMS unifica el contenido y lo integra en todos los puntos de contacto con los clientes. Con una visión de 360 grados de los documentos de un cliente y la información relacionada, su empresa puede garantizar tiempos de respuesta rápidos y un control absoluto del contenido. Le mostramos cómo en este vídeo.
Palabra clave, texto completo o una combinación de ambos: Encuentre todos los documentos, incluso los que se encuentran en otras ubicaciones de la empresa. Ni siquiera necesita el software original: El DMS puede mostrar 250 formatos de archivo.
Doxis4 controla todos los cambios en los documentos mediante la gestión de versiones. Esto significa que puede ver inmediatamente la versión más actual de, por ejemplo, un plan de proyecto. También puede encontrar versiones anteriores rápidamente y en cualquier momento.
Ventajas del sistema de gestión de documentos
Los sistemas de gestión de documentos centralizados se definen como la gestión de varios registros electrónicos con soporte de base de datos y también adaptan las tareas clásicas de un sistema de gestión de contenidos empresariales (ECM). El objetivo es archivar los registros y ponerlos a disposición de todos los usuarios que tengan permiso dentro de la organización. La creación, la revisión, el control y la distribución de los documentos se organizan y coordinan mediante el software DMS. En general, la gestión de documentos implica la creación, el procesamiento, la distribución, la edición, el archivo y la búsqueda de documentos. Para integrar estos servicios se suelen utilizar redes cliente-servidor, interfaces con otros programas informáticos y procesos empresariales críticos. El objetivo principal de la gestión de documentos es mejorar la eficiencia en el entorno de trabajo reduciendo los tiempos de procesamiento y haciendo que la información necesaria sea accesible más rápidamente.
Un sistema de gestión de documentos electrónicos (o comúnmente mal escrito como sistema DMS) es el archivo digital y central de todos los documentos que se producen. Además de archivar a prueba de revisiones, los documentos también se gestionan desde su creación. Así, un DMS profesional con flujos de trabajo individuales y la correspondiente gestión de derechos apoya el diseño eficiente de los procesos de la empresa. Una solución de gestión de documentos acompaña todo el ciclo de vida de un documento: Empezando por la creación y la captura, pasando por la distribución y el procesamiento, hasta el archivo o la eliminación.
Openkm
Los mejores sistemas de gestión de documentos facilitan el almacenamiento, la organización y el intercambio de conocimientos en formato digital. Sin uno, sus empleados podrían sentirse como en un juego constante de “¿Dónde está Waldo?” cuando se trata de buscar archivos importantes en línea.
Compartir conocimientos y documentos importantes de forma eficaz en el lugar de trabajo también es crucial para dirigir una empresa productiva. De hecho, más del 70% de las empresas prevén que pueden aumentar la productividad en al menos un 20% mediante el intercambio eficaz de conocimientos, según la Technology Services Industry Association. Sin embargo, sólo el 15% de las empresas encuestadas afirman contar con un proceso formal de gestión del conocimiento.
No existe un único sistema de gestión de documentos en el mercado: todo depende del tamaño y las necesidades de su empresa. También es posible que necesite utilizar más de uno para una gestión eficaz del conocimiento. Dicho esto, aquí están nuestras principales opciones a tener en cuenta.
La clave es tener una estrategia para organizar los documentos, de modo que no acaben en una confusa sopa de archivos por la que sea difícil navegar. Cree carpetas y subcarpetas para sistematizar su base de conocimientos y hacer que los títulos de los documentos sean fáciles de buscar.