Sistemas de gestión documental

Sistema de gestión de documentos de código abierto

Las organizaciones, independientemente del sector, procesan grandes cantidades de documentos en papel y digitales. De hecho, sólo el oficinista medio de Estados Unidos utiliza 10.000 hojas de papel al año. Aplique esta estadística a una organización de 100 o incluso 500 empleados, y empezará a apreciar rápidamente el volumen de documentos que se mueven por las organizaciones.

Estas organizaciones suelen funcionar mejor cuando pueden capturar, almacenar, acceder y gestionar los documentos con rapidez y eficacia. Sin la molestia de los engorrosos flujos de trabajo. Sin la dificultad de encontrar la información. Sin la sensación de que un archivo se ha perdido.

Lo más probable es que su organización no sea diferente. Probablemente reconozca la ineficacia de la gestión de todo este papel y que los tediosos procesos manuales están afectando a la productividad. También es probable que reconozca que hay una forma mejor de manejar y gestionar todos estos documentos.

¿Quizás ya haya implementado una solución en su propia empresa y esté cosechando los beneficios? Si no es así, puede ser el momento de adoptar un sistema de gestión documental. Siga leyendo para saber casi todo lo que necesita saber sobre la gestión de documentos y cómo puede ayudar a su empresa:

Gestión de documentos abierta

Un sistema de gestión de documentos (DMS) es un sistema utilizado para recibir, seguir, gestionar y almacenar documentos y reducir el papel. La mayoría son capaces de mantener un registro de las distintas versiones creadas y modificadas por diferentes usuarios (seguimiento del historial). En el caso de la gestión de documentos digitales, estos sistemas se basan en programas informáticos. El término se solapa con los conceptos de sistemas de gestión de contenidos. A menudo se considera un componente de los sistemas de gestión de contenidos empresariales (ECM) y se relaciona con la gestión de activos digitales, la creación de imágenes de documentos, los sistemas de flujo de trabajo y los sistemas de gestión de registros.

A partir de los años 80, varios proveedores empezaron a desarrollar sistemas de software para gestionar documentos en papel. Estos sistemas se ocupaban de los documentos en papel, que incluían no sólo documentos impresos y publicados, sino también fotografías, impresiones, etc.

Más tarde, los desarrolladores empezaron a escribir un segundo tipo de sistema que podía gestionar los documentos electrónicos, es decir, todos aquellos documentos, o archivos, creados en ordenadores, y a menudo almacenados en los sistemas de archivos locales de los usuarios. Los primeros sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDM) gestionaban tipos de archivos propietarios o un número limitado de formatos de archivo. Muchos de estos sistemas se denominaron posteriormente sistemas de imágenes de documentos, ya que se centraban en la captura, el almacenamiento, la indexación y la recuperación de formatos de archivos de imagen. Los sistemas de GED evolucionaron hasta un punto en el que los sistemas podían gestionar cualquier tipo de formato de archivo que pudiera almacenarse en la red. Las aplicaciones crecieron hasta abarcar documentos electrónicos, herramientas de colaboración, seguridad, flujo de trabajo y capacidades de auditoría.

Ventajas del sistema de gestión de documentos

La gestión de documentos, a menudo denominada sistemas de gestión de documentos (DMS), es el uso de un sistema informático y un software para almacenar, gestionar y realizar el seguimiento de documentos electrónicos e imágenes electrónicas de información en papel capturadas mediante el uso de un escáner de documentos.

Según la norma ISO 12651-2, un documento es “una información u objeto registrado que puede ser tratado como una unidad”. Aunque esto suena un poco complicado, es simplemente lo que se ha estado utilizando para crear, distribuir y utilizar durante años.

Ahora, podemos definir la gestión de documentos como el software que controla y organiza los documentos en toda una organización. Incorpora la captura de documentos y contenidos, el flujo de trabajo, los repositorios de documentos, los sistemas COLD/ERM y de salida, y los sistemas de recuperación de información.    También, los procesos utilizados para rastrear, almacenar y controlar los documentos.

La gestión de documentos es una de las tecnologías precursoras de la gestión de contenidos, y no hace mucho tiempo estaba disponible únicamente de forma independiente como sus hermanos de imagen, flujo de trabajo y archivo. Proporciona algunas de las funcionalidades más básicas de la gestión de contenidos, imponiendo controles y capacidades de gestión a documentos que de otro modo serían “tontos”. Esto hace que cuando se tengan documentos y se necesite utilizarlos, se pueda hacer. Algunas de las características clave de la gestión de documentos son

El mejor sistema de gestión de documentos

Diga adiós al papel, a los archivos flotantes, a los archivos adjuntos por correo electrónico y a los directorios de archivos. La gestión de documentos con Doxis4 es la base: Los contratos, pedidos, facturas, etc. se gestionan digitalmente con el software DMS. Encontrará cada documento directamente y en el contexto adecuado; todas las ediciones se registran y son transparentes, lo que acorta sus plazos de entrega. Usted se beneficia de una toma de decisiones más rápida y de menos errores, y apuntala el éxito a largo plazo de su empresa.

Doxis4 DMS unifica el contenido y lo integra en todos los puntos de contacto con los clientes. Con una visión de 360 grados de los documentos de un cliente y la información relacionada, su empresa puede garantizar tiempos de respuesta rápidos y un control absoluto del contenido. Le mostramos cómo en este vídeo.

Palabra clave, texto completo o una combinación de ambos: Encuentre todos los documentos, incluso los que se encuentran en otras ubicaciones de la empresa. Ni siquiera necesita el software original: El DMS puede mostrar 250 formatos de archivo.

Doxis4 controla todos los cambios en los documentos mediante la gestión de versiones. Esto significa que puede ver inmediatamente la versión más actual de, por ejemplo, un plan de proyecto. También puede encontrar versiones anteriores rápidamente y en cualquier momento.